تعلن شركة جسارة لإدارة البرامج (Jasara PMC)، الشركة الرائدة في إدارة البرامج والمشاريع الكبرى والمشروع المشترك بين صندوق الاستثمارات العامة (PIF) وجيكوبز (Jacobs) وأرامكو السعودية، عن وظيفة مدير ضبط الوثائق التجارية (Commercial Document Control Manager) بدوام كامل في الرياض، وذلك وفقًا للتفاصيل التالية:
عن الدور
تبحث الشركة عن مدير ضبط وثائق تجارية لإنشاء وإدارة نظام فعال لضبط وتتبع الوثائق التجارية لفريق الشؤون التجارية، بما يضمن ضبط العقود والمراسلات التجارية والاعتمادات والالتزامات التعاقدية والسجلات الحساسة زمنيًا ومتابعتها وإعداد التقارير عنها وسهولة استرجاعها طوال دورة حياة العقد.
المهام والمسؤوليات
سجل العقود وإدارة الانتهاءات
- الاحتفاظ بسجل شامل لجميع العقود النشطة والمنجزة والمغلقة واتفاقيات الاستشارات وأوامر الخدمة.
- تتبع تواريخ بدء العقود وانتهائها وإنجازها وفترات التمديد والمحطات الرئيسية والإجراءات المطلوبة.
- إنشاء وإدارة عملية إنذار مبكر لانتهاءات العقود والتجديدات والتمديدات القادمة.
- إصدار تقارير دورية استشرافية عن انتهاءات العقود والتجديدات لفريق الشؤون التجارية.
- تنسيق جمع وحفظ وثائق إغلاق العقود.
ضبط الوثائق التجارية
- الاحتفاظ بنظام منظم للحفظ الإلكتروني وضبط الوثائق لجميع السجلات التجارية والتعاقدية.
- ضمان تسمية الوثائق وترقيمها وضبط إصداراتها واعتمادها وحفظها تحت العقد أو الحزمة المعنية.
- الاحتفاظ بسجلات كاملة للعقود وأوامر الخدمة والتغييرات والأوامر التغييرية وإشعارات المباشرة ووثائق الطرح والترسية والاعتمادات والمدفوعات والتسويات والتعديلات والملاحق وسجلات تقليص النطاق أو الإنهاء والحسابات الختامية ووثائق الإغلاق.
- ضمان تحديد الوثائق الملغاة بوضوح والاحتفاظ بها وفق متطلبات الاحتفاظ بالوثائق.
السجلات وأدوات التتبع التجارية
- الاحتفاظ وتحديث سجل العقود وسجل انتهاءات وتجديدات العقود وسجل التغييرات والأوامر التغييرية وسجل الإشعارات التعاقدية وسجل الاعتمادات وسجل إشعارات المباشرة وأوامر الخدمة وسجل التأمينات وسجل ضمانات الأداء والكفالات وسجل حالة المدفوعات والحسابات الختامية وسجل إغلاق العقود.
- ضمان وضوح المالك والحالة وتاريخ الاستحقاق والمرجع الداعم وأثر التدقيق لكل سجل.
- مطابقة السجلات دوريًا مع أنظمة إدارة العقود وإدارة الوثائق الرسمية.
متابعة الامتثال التعاقدي
- متابعة انتهاءات التأمينات وضمانات الأداء والكفالات وغيرها من المتطلبات التعاقدية الحساسة زمنيًا.
- تتبع فترات الإشعار الرئيسية ومواعيد الرد والمستحقات التعاقدية التي يحددها فريق الشؤون التجارية.
- تقديم تنبيهات مسبقة لمدير الشؤون التجارية المسؤول وتصعيد البنود المتأخرة أو عالية المخاطر.
- الاحتفاظ بأدلة المراسلات والاعتمادات والتقديمات والقرارات لدعم متطلبات الحوكمة والتدقيق والنزاعات.
المراسلات التجارية
- الاحتفاظ بسجل مضبوط للمراسلات التعاقدية الواردة والصادرة.
- ضمان الإشارة الصحيحة إلى الإشعارات الرسمية والخطابات التجارية وحفظها تحت العقد المعني.
- تتبع المراسلات التي تتطلب ردًا وإبراز الإجراءات المتأخرة.
- دعم فريق الشؤون التجارية في استرجاع السجلات التاريخية لإدارة العقود والتدقيق والمطالبات والنزاعات والإغلاق.
التقارير ولوحات المتابعة
- إعداد لوحة متابعة شهرية للضوابط التجارية تغطي العقود القريبة من الانتهاء والتمديدات المعلقة والتأمينات والضمانات المنتهية والتغييرات المفتوحة والاعتمادات المعلقة والردود المتأخرة والعقود المعلقة إغلاقها.
- الحفاظ على بيانات دقيقة ومتسقة صالحة للتقارير الإدارية ولوحات Power BI.
- تحديد فجوات الضبط المتكررة والتوصية بتحسينات عملية على السجلات وسير العمل وحوكمة الوثائق.
المتطلبات والمؤهلات
- شهادة جامعية أو دبلوم في إدارة الأعمال أو الإدارة التجارية أو الهندسة أو إدارة الإنشاءات أو تخصص ذي صلة.
- خبرة في ضبط الوثائق ضمن بيئات الإنشاءات أو التطوير العقاري أو الاستشارات أو المشتريات أو العقود أو الشؤون التجارية.
- خبرة سابقة في دعم وظيفة الشؤون التجارية أو العقود أو المشتريات (ميزة قوية).
- فهم عملي لدورة حياة العقد: الترسية وأوامر الخدمة والإشعارات والتغييرات والتعديلات والتمديدات والضمانات والتأمينات والحسابات الختامية والإغلاق.
- إتقان قوي لبرنامج Excel مع خبرة مثبتة في إدارة السجلات وأدوات التتبع والمعادلات والتقارير الإدارية، وخبرة في منصات إدارة الوثائق أو العقود الإلكترونية (إلزامي)، والإلمام بـ Power BI ميزة.
- إجادة قوية للإنجليزية كتابةً مع القدرة على قراءة وتصنيف وتتبع المراسلات التعاقدية بدقة.
- تنظيم عالٍ ودقة في التفاصيل ومبادرة، مع القدرة على إدارة عدة عقود ومواعيد وأطراف معنية في وقت واحد.
نبذة عن الشركة
شركة جسارة لإدارة البرامج (Jasara PMC) مشروع مشترك رائد بين صندوق الاستثمارات العامة (PIF) وجيكوبز (Jacobs) وأرامكو السعودية، تأسست لتقديم خدمات إدارة برامج عالمية المستوى في المملكة، وتؤدي دورًا محوريًا في تحقيق رؤية السعودية 2030، ولا سيما في تسليم المشاريع العملاقة والتطويرات الكبرى للبنية التحتية.
طريقة التقديم
التقديم مباشرة عبر منصة التوظيف الرسمية للشركة (نموذج يتضمن البيانات الأساسية والسيرة الذاتية وأسئلة وظيفية، ولا يتطلب إنشاء حساب)، وذلك عبر الرابط التالي:
التقديم على وظيفة مدير ضبط الوثائق التجارية في الرياض – شركة جسارة لإدارة البرامج (Jasara PMC)
ملاحظة: لا ينشئ هذا الموقع حسابًا لدى الشركة، ولا يرسل بيانات المتقدم، ولا يوافق على معالجة بياناته نيابةً عنه.
