تعلن شركة هانمي جلوبال السعودية (HanmiGlobal Saudi)، عبر منصة التوظيف الرسمية التابعة لها، عن توفر وظيفة مراقب مستندات أول (Senior Document Controller – Saudi National) في مشاريع البنية التحتية وتطوير الأراضي (LDIP) للعمل في مدينة الرياض، من مقر العمل، والوظيفة مخصصة للمواطنين السعوديين. وفيما يلي تفاصيل الوظيفة والشروط وطريقة التقديم:
رابط التقديم الرسمي: https://apply.workable.com/hanmiglobal-saudi/j/2496321B7A/apply
نبذة عن الدور
تبحث الشركة عن مراقب مستندات أول ذي خبرة وتنظيم عالٍ لإدارة والإشراف على جميع أعمال التوثيق ومراقبة المستندات في مشاريع البنية التحتية وتطوير الأراضي. يتولى شاغل الوظيفة ضمان دقة وثائق المشروع وسلامتها وتوزيعها والتزامها بالمتطلبات طوال دورة حياة المشروع. وتتطلب الوظيفة خبرة واسعة في مراقبة المستندات ضمن بيئات إدارة المشاريع أو الاستشارات الهندسية، ومعرفة قوية بأنظمة إدارة المستندات، والقدرة على التنسيق الفعّال مع الفرق متعددة التخصصات والعملاء والاستشاريين والمقاولين.
المهام والمسؤوليات
إدارة مراقبة المستندات
- إدارة عملية مراقبة المستندات من البداية إلى النهاية لمشاريع البنية التحتية وتطوير الأراضي.
- التأكد من تسجيل جميع المستندات الواردة والصادرة وتوزيعها وتتبعها وأرشفتها بدقة.
- الحفاظ على ترقيم المستندات والتحكم في الإصدارات وخطابات الإحالة وسجلات المستندات وفق إجراءات المشروع.
- التحقق من جودة المستندات واكتمالها وامتثالها قبل التوزيع.
أنظمة إدارة المستندات
- إدارة أنظمة المستندات الإلكترونية (EDMS) وصيانتها، مثل Aconex وAutodesk Construction Cloud (ACC) وSharePoint أو أي منصات معتمدة أخرى.
- متابعة مسارات العمل والموافقات ودورات المراجعة لضمان معالجتها في الوقت المناسب.
- التأكد من التزام البيانات الوصفية وهياكل الملفات وتسمية الملفات بمعايير المشروع.
تنسيق المشروع
- التنسيق مع مديري المشاريع ومديري التصميم والمهندسين والاستشاريين والمقاولين والعملاء بشأن تقديم المستندات واعتمادها.
- دعم الفرق متعددة التخصصات بتوفير أحدث المستندات المعتمدة في الوقت المناسب.
- متابعة حالة مراجعة المستندات واستباق متابعة الإجراءات المتأخرة.
الجودة والالتزام
- ضمان الالتزام بإجراءات مراقبة المستندات في الشركة ومتطلبات المشروع ومعايير العميل.
- الحفاظ على سجلات تدقيق دقيقة لجميع معاملات المستندات.
- دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية بتوفير سجلات المستندات وأدلة الالتزام.
- حماية معلومات المشروع السرية والحساسة.
إعداد التقارير
- إعداد تقارير أسبوعية وشهرية لمراقبة المستندات، تشمل حالة التقديمات والمستندات المتأخرة ومؤشرات اعتماد المستندات.
- الحفاظ على سجلات المستندات وسجلات خطابات الإحالة وسجلات المخططات وسجلات المراسلات.
- تقديم تقارير حالة المستندات لقيادة المشروع والعملاء عند الطلب.
التحسين المستمر
- اقتراح تحسينات لعمليات مراقبة المستندات ومسارات العمل.
- دعم تطبيق حلول إدارة المستندات الرقمية ومبادرات الأتمتة.
- تقديم التوجيه والإرشاد لمراقبي المستندات المبتدئين عند الحاجة.
المتطلبات والمؤهلات
- شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو تخصص ذي صلة.
- شهادة مهنية في مراقبة المستندات أو إدارة المعلومات تُعد ميزة إضافية.
- خبرة لا تقل عن 7 إلى 10 سنوات في مراقبة المستندات ضمن شركات إدارة المشاريع أو الاستشارات الهندسية أو المقاولات أو مشاريع البنية التحتية.
- خبرة مثبتة في دعم مشاريع تطوير الأراضي أو البنية التحتية أو الطرق أو المرافق أو المشاريع العملاقة.
- خبرة في إدارة المخططات الهندسية والمستندات الفنية وطلبات المعلومات (RFIs) والتقديمات والمواصفات والتقارير ومراسلات المشروع.
- خبرة في العمل مع استشاريين دوليين وفرق مشاريع متعددة التخصصات.
- الوظيفة مخصصة للمواطنين السعوديين.
التقديم
التقديم متاح حالياً عبر نموذج التقديم الرسمي على منصة التوظيف التابعة للشركة (لم يُذكر تاريخ لإغلاق التقديم)، من خلال الرابط التالي:
https://apply.workable.com/hanmiglobal-saudi/j/2496321B7A/apply
