أعلنت شركة أجيليتي (Agility) عن توفر وظيفة مسؤول مكتب (Office Administrator) للعمل في مقرها الرئيسي بالرياض، وذلك وفقًا للتفاصيل التالية:
نبذة عن الوظيفة
تبحث أجيليتي عن مسؤول مكتب يتمتع بتنظيم عالٍ وقدرة على التكيف، ليكون ركيزة لحضورها المتنامي في الرياض. يضمن هذا الدور سير العمليات اليومية في المقر الرئيسي للشركة بالمملكة بسلاسة، ويقدم دعمًا رفيع المستوى للقيادات المحلية والزائرة، حيث سيكون المنسق الرئيسي لجداول التقاويم التنفيذية وتجهيز المكتب والزيارات رفيعة المستوى لأصحاب المصلحة. والمرشح المثالي هو شخص استباقي في حل المشكلات وقادر على إدارة التعقيدات اللوجستية، بدءًا من التنسيق مع مكاتب العلاقات الحكومية وصولًا إلى ترتيب الضيافة لورش العمل، بدقة واحترافية.
المسؤوليات
- الدعم التنفيذي: إدارة جداول الاجتماعات والتقاويم المعقدة للقيادات المقيمة في الرياض والمديرين التنفيذيين العالميين الزائرين، بما يضمن عدم تداخل المواعيد وكفاءة إدارة الوقت.
- لوجستيات الاجتماعات والزيارات: تنسيق جميع جوانب الاجتماعات والزيارات الرسمية، بما في ذلك حجز أماكن الانعقاد وتصاريح دخول الزوار وتجهيز المواد وإدارة قوائم الحضور.
- العمليات المكتبية: دعم التأسيس الأولي لمكتب الرياض وإدارة العمليات اليومية، بما في ذلك المستلزمات وصيانة المرافق ومعايير بيئة العمل.
- تنسيق الموردين والخدمات: العمل كنقطة الاتصال الرئيسية مع مقدمي الخدمات الخارجيين، بما في ذلك الدعم التقني وإدارة المبنى وخدمات العلاقات الحكومية (التعقيب) والموردين العامين.
- استضافة أصحاب المصلحة: تقديم ضيافة رفيعة المستوى للزوار وأصحاب المصلحة والوفود الرسمية، بما يضمن بيئة مهنية ومرحّبة.
- إدارة الفعاليات وورش العمل: قيادة التخطيط اللوجستي للفعاليات وورش العمل وافتتاحات المكاتب، بما في ذلك إدارة الضيافة والمتطلبات السمعية والبصرية ودعوات الضيوف.
- حفظ السجلات: الاحتفاظ بسجلات دقيقة للمراسلات الرسمية ومحاضر الاجتماعات والدعوات، لضمان نظام أرشفة رقمي وورقي منظم.
- المهام الإدارية: تنفيذ مهام إدارية متنوعة مثل معالجة المصروفات وترتيبات السفر والدعم الطارئ لفرق المشاريع.
المؤهلات المطلوبة
- خبرة من 3 إلى 5 سنوات في الإدارة المكتبية أو التنسيق التنفيذي، ويفضل أن تكون ضمن بيئة شركة متعددة الجنسيات أو شركة ناشئة سريعة النمو في المملكة.
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الضيافة أو أي مجال ذي صلة.
- معرفة قوية بجغرافيا الرياض وأماكن إقامة الفعاليات وأصول العمل المحلية.
- إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابة للتواصل الفعال مع الموردين المحليين والقيادات الدولية.
- معرفة عامة بأنظمة العمل السعودية وإجراءات تسجيل المكاتب تُعد ميزة إضافية كبيرة.
المهارات
- مهارات القيادة والإدارة.
- إتقان متقدم لبرنامجي Power BI وExcel (دوال البحث والجداول المحورية وإنشاء لوحات المعلومات).
- التفكير الاستراتيجي والقدرة على رؤية الصورة الكاملة عبر وحدات الأعمال المتعددة (اللوجستيات، الطيران، المشاريع) مع الانتباه للتفاصيل.
- مهارات التأثير والتواصل القوية لمتابعة القادة وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية دون سلطة إشرافية مباشرة.
التقديم
للاطلاع على تفاصيل الوظيفة والتقديم عليها، يمكنكم زيارة الرابط الرسمي التالي:
التقديم على وظيفة مسؤول مكتب في أجيليتي
وظائف الرياض
